Pelatihan Kearsipan Hari ke 2

Hari kedua pelaksanaan pelatihan kearsipan berlangsung tanpa halangan ya berarti. Pada hari kedua ini, yang menjadi pembicara adalah Bapak Basuki Suhardiman dan utusan dari Badan Kearsipan Daerah Jawa Barat, Wah semakin bertambahlah wawasan para peserta mengenai kearsipan, dan memahami betapa pentingnya arsip-arsip terebut.

Dalam materinya para pembicara menceritakan tentang aspek arsip konvensional maupun digital. Dalam pengelolaan arsip ini, faktor penting yang harus dipahami adalah  adanya storage dan media penyimpanan yang harus ditata dengan baik dan benar.

Nah, setelah makan siang, giliranku dan mas Arif Bahtiar yang mengisi acara pelatiahn tersebut. Tema yang dibahas adalah mengupas alternatif aplikasi kearsipan digital dengan mengunakan teknologi Joola, GDL dan SharePoint. Wah antusias para peserta lebih besar lagi, karena mereka langsung berinteraksi dengan aplikasi jadi tidak ngantuk hehehehe..

Diawal-awal pelatihan semua berjalan lancar, tetapi ketika mulai praktek langsung berinteraksi dengan SharePoint, nah mulai deh kekacauan terjadi..ternyata banyak peserta yang tidak memahami tentang web based application..waduh2x kerepoten deh gue..mana lagi kompie di Comlabs banyak yang sudah ndak support..pas ditanya..yah maklum kompienya udah lebih dari 5 tahun belum diganti2x…:(

Tapi masalah tersebut bisa diatasi dengan mengalihkan perhatian para peserta dengan menjelaskan hal-hal lain yang berhubungan dengan kearsipan digital, dan lebih menarik lagi, para peserta dapat membandingkan web arsip milik ITB dengan milik UGM (yang notabene katanya yang paling baik)..nah apa kata mereka..lucu2x deh..mungkin hanya satu kelemahan di ITB bahwa di ITB tidak ada unit yang khusus untuk mengusi tentang kearsipan sehingga dalam pengelolaannya masih sporadis saja..dan belum memiliki SOP yang jelas.

Nah harapannya dengan adanya pelatihan ini, para peserta sekembalinya dari pelatihan dapat menerapkan hasil pelatihannya tersebut di unit kerja masing-masing, sehingga kelaknya dalam mengadopsi teknologi arsip digital tidak akan kaget lagi…:D

Pelatihan Kearsipan Hari I

Wah hari ini, alhamdulillah semua proses Pelatihan Kearsipan hari pertama ini semua berjalan lancar. Walaupun ada sedikitlah duri-duri ketidakpuasan  tapi itu bisa diatasi. Saya dan temen saya Pelita tadinya diposisikan untuk membantu kelancaran proses pelaksanaan bukan menjadi panitia utama acara..tapi yah gitu deh, akhirnya semuanya kita2x juga yang handle hehehe..no problem

Untungnya 99% para peserta dapat menghadiri event ini, dan para pembicara dari Diknas dan Dikti pun bisa hadir..wah senengnya hati ini melihat keberhasilan acara dan antusiasme para peserta pelatihan tersebut.

Saat makan siang, saya berkesempatan untuk berbincang-bincang dengan salah seorang pemateri dari DIKNAS (waduh sayangnya saya lupa menanyakan namanya hehehe). Disana saya bertanya, apa yang yang dimaksud  dengan sistem kearsipan yang disertifikasi? Wah, tadinya saya kira ini masalah yang cukup rumit, karena semua aplikasi yang akan kita pergunakan kelak untuk sistem kearsipan harus disertifikasi oleh suatu lembaga tertentu..eh ternyata lemabga terebut belum ada..hehehe..jadi aman deh situs SISKUMDANG, dan aplikasi lainnya…tergantung legalitas di institusi tersebut katanya..jika dinyatakan valid oleh pihak legal institusi setempat ya sistem tersebut bisa dikatakan sistem yang benar (hooo gitu toh ya).

Lalu saya pun bertanya, sistemkearsipan mana yang bisa dijadikan benchmark dalam tata pengelolaannya? Mereka menjawab UGM (wah lagi-lagi UGM nih)..di UGM (menurut pembicara) menyediakan 3 lantai khusus untuk pengelolaan kearsipan (wah kalau dipikir2x UGM memang memiliki kampus yang  besar ya, kalau dibanding ITB? bukan kualitas lho ) sehingga mereka mampu menata kearsipan dengan baik dan benar, selain itu juga UGM memiliki jenjangh karir tersendiri untuk jawatan kearsipan ini sendiri.

Wah-wah, ITB ketinggalan 1 step lagi nih sepertinya, tapi jangan mau kalah dong..kudu dipersiapkan semua. Kita sudah memiliki infrastruktur dan wadah yang sudah dipersiapkan, tinggal komitmen kita untuk memulainya..nah kapankah itu?

Nah itulah kesan-kesan pada Pelatihan Kearsipan Hari I di Comlabs…:D